Centralisation des coûts et factures : piloter efficacement votre flotte avec le logiciel MyLeasing
Pour une direction financière ou un responsable des achats, la capacité à suivre, consolider et analyser les dépenses du parc automobile permet une maîtrise des coûts et un meilleur contrôle du budget. Le logiciel de gestion de flotte MyLeasing permet justement de centraliser toutes les factures liées à votre flotte automobile. Outre le gain de temps, MyLeasing vous propose une solution pour une gestion efficace et une réduction des coûts permettant d’optimiser la rentabilité de votre parc automobile.
Quels sont les avantages de la centralisation des coûts et des factures ?
Centralisation de la facturation pour une meilleure gestion des dépenses
La gestion des coûts d’une flotte implique de multiples postes : contrats de location longue durée des véhicules, entretien, carburant… Dans beaucoup d’entreprises, ces données sont traitées de manière dispersée : entre tableaux Excel, portails fournisseurs, e-mails et ERP. À l’heure de la facturation électronique, automatiser les processus de collecte et de traitement sur une plateforme unique améliore la productivité. Cela permet de réduire le temps de validation des factures pour éviter tout retard de paiement d’échéance par le service comptabilité.
Les conséquences d’un pilotage incomplet ou retardé
Sans centralisation, les décisions reposent souvent sur des estimations ou des données anciennes. Cela empêche d’anticiper les dérives, rend difficile la comparaison entre véhicules ou fournisseurs, et complique la maîtrise du budget. Dans certains cas, des coûts non identifiés à temps (surconsommation, pénalités pour délais de paiement non respectés, réparations abusives) dégradent fortement le TCO global.
Le rôle du logiciel MyLeasing dans la centralisation des coûts
Intégration des factures fournisseurs
Le logiciel MyLeasing permet de centraliser l’ensemble des factures liées à votre parc automobile. Vous pouvez intégrer les données des loueurs, des fournisseurs de cartes ou de barges pour le carburant, le péage ou le lavage ainsi que des prestataires d’entretien. Chaque facture est associée à un véhicule, un centre de coût ou un site, pour un suivi précis et contextualisé dans votre outil numérique.
Un tableau de bord unifié pour un suivi précis
Toutes les dépenses sont visibles en un coup d’œil dans un tableau de bord personnalisable. Vous pouvez visualiser les coûts par typologie (loyer, carburant, maintenance), par fournisseur, par véhicule ou par site. L’outil permet de filtrer, exporter, comparer, et surtout de détecter les anomalies (double facturation, dépassements inhabituels, etc.).
Comment améliorer la gestion des fournisseurs avec un logiciel dédié
Suivre les engagements, les prestations, les coûts réels
La centralisation des données facilite le suivi opérationnel des fournisseurs. Le logiciel enregistre les prestations effectuées, les coûts facturés, les délais d’intervention. Vous pouvez ainsi comparer la qualité de service et les tarifs appliqués par chaque partenaire, ce qui renforce votre pouvoir de contrôle et de négociation.
Négocier plus efficacement grâce à la donnée consolidée
En regroupant tous les documents comptables par fournisseur, vous bénéficiez d’une vision consolidée des volumes et des coûts. Cette transparence permet de renégocier les conditions tarifaires sur des bases concrètes, en identifiant les postes à optimiser et les contrats à ajuster. C’est un levier direct pour réduire le coût global de votre flotte.
De la facturation au TCO : une analyse complète pour optimiser votre parc
Le logiciel calcule automatiquement le coût au km par véhicule
Chaque dépense intégrée est prise en compte pour le calcul du coût au kilomètre (TCO). Cela permet de comparer objectivement la rentabilité des véhicules en fonction de leur usage réel, de repérer ceux qui coûtent trop cher, ou d’adapter les affectations. Ce KPI devient un outil d’aide à la décision pour le renouvellement ou la rotation des véhicules.
Le TCO comme base de décision pour les DAF et le service des Achats
Le TCO agrège l’ensemble des coûts directs et indirects de chaque véhicule : financement, entretien, carburant, fiscalité, perte de valeur, sinistres… En disposant de ce chiffrage précis, les directions financières et achats peuvent orienter leur stratégie : choix des énergies, arbitrage LLD vs achat, ciblage des fournisseurs, ajustement de la Car Policy.
Les bénéfices concrets pour la direction financière et les achats
Gain de temps, fiabilité et reporting allégé
L’intégration des factures permet de ventiler les dépenses par véhicule et conducteur, allégeant la charge de travail des équipes comptables. Le reporting est instantané, exportable, personnalisable selon les besoins de la DAF ou de la direction générale.
Une gestion performante de la flotte automobile
En accédant à des données fiables, consolidées et lisibles, vous améliorez la gestion de votre parc. Vous pilotez avec des indicateurs pertinents, alignez vos décisions sur vos objectifs stratégiques de rentabilité ou de décarbonation. Vous structurez votre relation avec les parties prenantes internes (RH, exploitation, direction générale). La conformité réglementaire et fiscale devient simple à gérer.
Maîtriser ses coûts passe par la centralisation intelligente
Pour les entreprises soucieuses d’optimiser leurs coûts, de renforcer leur gestion afin d’améliorer leur prise de décision, la centralisation de la facturation est une étape indispensable pour gérer efficacement les coûts du parc automobile. Avec le logiciel MyLeasing, vous disposez d’un outil conçu pour répondre aux attentes des DAF et des acheteurs : analyse précise du TCO, contrôle des fournisseurs, automatisation du reporting. Contactez MyLeasing pour une démo personnalisée de notre outil de gestion de parc automobile.
