Le kilométrage prévu dans un contrat de location longue durée détermine en partie le montant du loyer mensuel. Pourtant, les usages évoluent souvent pendant la vie du contrat : télétravail, changement de secteur commercial, nouvelle affectation ou baisse d’activité. Un forfait devenu inadapté peut alors générer des surcoûts, que le véhicule roule trop ou pas assez. Pour une entreprise, le bon réflexe consiste à suivre régulièrement les kilomètres parcourus et à ajuster le contrat avant la restitution, lorsque l’avenant reste économiquement pertinent.
Sous-kilométrage ou dépassement : les deux situations peuvent coûter cher !
Lors de la signature d’un contrat LLD, l’entreprise s’engage sur une durée et un kilométrage total. Ces paramètres servent à calculer le loyer, car ils influencent la valeur estimée du véhicule à la fin du contrat. Plus le kilométrage prévu est élevé, plus le loyer peut l’être également.
Le dépassement kilométrique est le risque le plus connu. Lorsqu’un véhicule roule davantage que prévu, le loueur peut facturer chaque kilomètre supplémentaire au moment de la restitution. Sur quelques centaines de kilomètres, l’impact reste limité. Mais un écart important sur plusieurs véhicules peut rapidement alourdir le TCO de la flotte.
Le sous-kilométrage est moins visible, mais il peut être tout aussi coûteux. Si le contrat prévoit 30 000 kilomètres par an alors que le conducteur n’en réalise que 18 000, l’entreprise paie chaque mois un loyer calculé sur un usage qu’elle n’a pas. Le remboursement des kilomètres non parcourus, lorsqu’il est prévu, ne compense pas toujours l’ensemble du surcoût supporté pendant la durée du contrat.
Ces écarts peuvent apparaître après un changement de poste, une réorganisation commerciale ou une augmentation du télétravail. Ils peuvent aussi révéler une mauvaise affectation : un véhicule prévu pour un gros rouleur est confié à un conducteur local, tandis qu’un autre collaborateur dépasse largement son forfait. Dans ce cas, une réaffectation peut parfois être plus efficace qu’un avenant.
Quand demander un avenant pour optimiser le TCO du contrat LLD ?
Il ne faut pas attendre les derniers mois du contrat pour agir. Le suivi doit commencer dès la première année, en comparant le kilométrage réel avec la trajectoire prévue. Un écart ponctuel n’impose pas forcément une modification. En revanche, une tendance durable mérite une simulation.
Prenons un contrat de 4 ans prévu pour 80 000 kilomètres. Après deux ans, le véhicule n’a parcouru que 25 000 kilomètres au lieu des 40 000 attendus. Si l’usage ne doit pas évoluer, le kilométrage final pourrait être très inférieur au forfait initial. Un avenant réduisant le kilométrage contractuel peut alors faire baisser le loyer restant. À l’inverse, un véhicule déjà proche de son plafond à mi-contrat peut nécessiter une augmentation du forfait pour éviter une facture importante à la restitution.
Toute modification n’est cependant pas automatiquement rentable. Il faut comparer le nouveau loyer, le coût éventuel de l’avenant, les conditions de remboursement ou de facturation des kilomètres et la durée restante. Plus l’ajustement intervient tôt, plus son effet potentiel sur les loyers restants peut être intéressant.
Le logiciel MyLeasing Fleet permet de centraliser les kilométrages, de détecter les écarts et d’identifier les contrats qui nécessitent une analyse. L’application conducteurs facilite la remontée régulière des relevés, ce qui évite de découvrir une dérive trop tard. MyLeasing peut ensuite étudier chaque situation, négocier les ajustements utiles et réaffecter les véhicules lorsque cette solution est plus rentable.
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