À l’approche des vacances, une question revient souvent chez les conducteurs comme chez les gestionnaires de flotte : peut-on utiliser sa voiture de fonction pour partir en congés, et surtout, qui paie les frais liés au trajet ? Carburant, recharge électrique, péages, stationnement : tout dépend du statut du véhicule, de la politique interne de l’entreprise et du mode d’évaluation de l’avantage en nature. Pour éviter les incompréhensions, le sujet doit être clairement cadré avant le départ.
Voiture de fonction : l’usage privé entre dans l’avantage en nature
Une voiture de fonction peut être utilisée à titre professionnel et personnel, à condition que l’entreprise l’autorise. C’est précisément cette mise à disposition permanente, avec usage privé possible, qui crée un avantage en nature. Service-public rappelle que l’utilisation à titre privé d’une voiture de fonction mise à disposition par l’employeur constitue un avantage en nature intégré à la rémunération imposable.
Concrètement, si le salarié part en vacances avec son véhicule de fonction, ce déplacement entre dans l’usage privé du véhicule. Il doit donc être cohérent avec les règles prévues par l’employeur : pays autorisés, assurance, conducteurs secondaires, carte carburant, carte de recharge, plafonds de dépenses, frais exclus ou autorisés.
Pour les véhicules mis à disposition depuis le 1er février 2025, l’URSSAF prévoit une évaluation forfaitaire spécifique. Pour un véhicule loué ou en LOA, l’avantage en nature est notamment évalué à 50 % du coût global annuel comprenant location, entretien et assurance, hors prise en charge du carburant privé. Si l’employeur prend en charge le carburant utilisé à titre personnel, il peut être ajouté aux frais réels, ou intégré dans un forfait de 67 % du coût global annuel.
Carburant, recharge et péages : ce que l’entreprise doit cadrer
Le carburant est le point le plus sensible. Si l’entreprise autorise l’usage privé mais ne prend pas en charge le carburant personnel, le salarié doit payer son carburant de vacances. Si l’employeur accepte de le prendre en charge, cette dépense doit être intégrée dans l’évaluation de l’avantage en nature selon les règles URSSAF. La carte carburant doit donc être utilisée selon la car policy : usage professionnel uniquement, usage privé autorisé, plafonds, justificatifs ou refacturation éventuelle.
Pour un véhicule électrique, le régime est plus favorable. L’arrêté du 25 février 2025 prévoit que, pour les véhicules électriques mis à disposition entre le 1er février 2025 et le 31 décembre 2027, les frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature. Le texte prévoit aussi un abattement de 70 % sur l’évaluation de l’avantage en nature, dans la limite fixée par l’arrêté. Cela rend la voiture de fonction électrique particulièrement attractive pour les salariés comme pour les RH.
Les péages, eux, doivent être traités différemment. Un péage lié à une mission professionnelle peut être pris en charge comme frais de déplacement, sous réserve de justificatifs et de respect des règles internes. En revanche, un péage de vacances relève d’un déplacement privé. Sauf accord explicite de l’entreprise, il doit donc rester à la charge du salarié. Le ministère de l’Économie rappelle que les frais de déplacement déductibles doivent notamment servir l’intérêt direct de l’exploitation, être engagés dans une gestion normale et s’appuyer sur des justificatifs.
Pourquoi MyLeasing aide à éviter les zones grises
Le vrai risque, pour l’entreprise, n’est pas qu’un salarié parte en vacances avec sa voiture de fonction. Le risque, c’est l’absence de règles claires. Qui peut utiliser le véhicule ? Quelles dépenses sont autorisées ? La carte carburant ou recharge peut-elle servir pendant les congés ? Comment distinguer usage professionnel et usage privé ?
Avec MyLeasing Fleet et l’application conducteurs, l’entreprise peut mieux formaliser les règles, centraliser les informations, suivre les usages, collecter les justificatifs et fluidifier les échanges avec les conducteurs. C’est un moyen simple de sécuriser la politique véhicule, tout en améliorant l’expérience collaborateur.
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